Office 365 で共有メールボックスの保持ポリシーを適用する方法

データを安全に保護するためにできる最善の方法の 1 つは、Office 365 で共有メールボックスの保持ポリシーを適用することです。これにより、データが適切に保護され、必要なときにいつでもアクセスできるようになります。に。 共有メールボックスの保持ポリシーを設定する方法はいくつかありますが、最も重要なことは、オプションとその仕組みを理解することです。 最初に行う必要があることの 1 つは、保持するデータの種類と期間を決定することです。保持できる主なデータには、メッセージとアイテムの 2 種類があります。 メッセージは、人々が保持したい最も一般的な種類のデータです。メッセージは一定期間保持することも、永久に保持することもできます。 アイテムはそれほど一般的ではありませんが、同じくらい重要な場合があります。アイテムには、連絡先リスト、カレンダー アイテム、タスクなどがあります。アイテムは一定期間保持することも、永久に保持することもできます。 保持するデータの種類がわかったら、保持する期間を決定する必要があります。主なオプションは次の 3 つです。 1.一定期間保管する 2.永久保存 3.一定期間経過後に削除 各オプションには独自の利点と欠点があるため、決定を下す前にそれらを慎重に検討する必要があります。 保持するデータの種類と期間がわかったら、保持ポリシーを設定する必要があります。これを行うにはいくつかの方法がありますが、最も重要なことは、オプションとその機能を確実に理解することです。 アイテム保持ポリシーを設定する最善の方法の 1 つは、Office 365 の組み込みオプションを使用することです。これを行うには、Office 365 管理センターに移動し、[コンプライアンス] タブをクリックします。 そこから、コンプライアンス オプションのリストが表示されます。 [保持] セクションまで下にスクロールし、[保持ポリシーの追加] リンクをクリックします。 これにより、保持ポリシー ウィザードが表示されます。最初に行う必要があるのは、ポリシーに名前を付けることです。 次に、保持するデータの種類と期間を選択する必要があります。ポリシーをすべてのユーザーに適用するか、特定のユーザーのみに適用するかを選択することもできます。 選択したら、[保存] ボタンをクリックします。選択したすべてのユーザーにポリシーが適用されます。 ポリシーを特定のユーザーのみに適用する場合は、Office 365 管理センターの [コンプライアンス] タブに移動し、[保持] リンクをクリックして実行できます。 そこから、作成されたすべての保持ポリシーのリストが表示されます。特定のユーザーに適用するポリシーを見つけて、[編集] リンクをクリックします。 [スコープ] セクションまで下にスクロールし、[ユーザーの追加] リンクをクリックします。 そこから、ポリシーを適用する特定のユーザーを選択できます。選択したら、[保存] ボタンをクリックします。 選択した特定のユーザーにポリシーが適用されます。

知りたい場合 共有メールボックスの保持ポリシーを適用する方法 Office 365 で、この投稿をお読みください。保存ポリシーは 収納タグコレクション フォルダと個々のアイテム (電子メールやボイスメールなど) の保存方法を決定します。 一般郵便受け アーカイブまたは完全に削除される前に、Office 365 で。多くのビジネス組織は、コンプライアンス上の理由から、メールボックスの内容を積極的に保管する必要があります。保持ポリシーは、法的な問題を引き起こす可能性のある情報の損失に関連するリスクを管理するのに役立ちます。

Office 365 で共有メールボックスの保持ポリシーを適用する方法

アイテム保持ポリシーを共有メールボックスに適用するには、保持タグと新しいアイテム保持ポリシーを作成し、タグをポリシーに添付してから、ポリシーを共有メールボックスに適用する必要があります。

検索エンジンを追加する方法

それがあなたができる方法です Office 365 で共有メールボックスの保持ポリシーを適用する :

1. EAC にサインインします。
2. 個人用保持タグを作成します。
3. 新しい保持ポリシーを作成します。
4. 保持ポリシーに個人タグを添付します。
5. 共有メールボックスにアイテム保持ポリシーを適用します。

これを詳しく見てみましょう。

1] EACにサインインする

管理者の資格情報を使用して、EAC (https://outlook.office365.com/ecp) にサインインします。

どこでもxboxplayを使用する方法

ヒント： ブラウザをプライベート/シークレット モードで使用して、Exchange 管理者アカウントにアクセスします。これにより、サイトに移動したときにブラウザーが現在の資格情報を自動的に選択するのを防ぐことができます。

2]パーソナルストレージタグを作成する

保持タグは次のいずれかです。 三つ 種類 :

1. デフォルトのポリシー タグ (DPT) - メールボックス全体に自動的に適用されます。
2. 保持ポリシー タグ (RPT) - 既定のフォルダー (受信トレイ、送信済みなど) に自動的に適用され、
3. スタッフの日 – ユーザーが個々のアイテムとフォルダに手動で適用します。

個人タグを使用して、デフォルト ポリシー タグまたは保持ポリシー タグの例外を作成できます。たとえば、DPT で 5 年後にすべてのアイテムを削除するように指示されている場合、個人タグを使用して 7 日後に削除される「通知」の例外を作成できます。

個人タグを作成するには、次の手順に従います。

zipファイルウィンドウにパスワードを追加する10

1. プレス コンプライアンス管理 Exchange 管理センター コントロール パネルの左側のペインにあります。
2. 次に、をクリックします 収納タグ ページの上部にあるタブ。
3. 既存の保持タグのリストが表示されます。押してください プラス (+) このリストの上部にあるアイコン。
4. 選ぶ ユーザーがアイテムとフォルダーに適用 (非公開) 表示されるドロップダウン リストで
5. 入る 名前 、 ホールドアクション、 と 貯蔵寿命 タグイン用 ユーザーがアイテムとフォルダーに適用した新しいタグ (個人用) 窓。
6. クリック 保つ ボタン。

同様に、共有メールボックス ポリシーに添付される追加のタグを作成できます。

また読む： Microsoft Office と Microsoft 365 の違いは何ですか?

3]新しい保持ポリシーを作成する

1. に行く 保持ポリシー タブ これは、コンプライアンス管理ページの上部に表示されます。既存のポリシーのリストが表示されます。
2. クリック プラス (+) アイコンをクリックして新しいポリシーを作成します。
3. 適切な 名前 政治のために。
4. ポリシーに 1 つ以上のタグを添付します (次のセクションで説明します)。
5. クリック 保つ ボタン。

また読む： グループ ポリシー管理コンソールを Windows 11/10 にインストールします。 .

4]個人タグを保持ポリシーに添付します。

1. アイテム保持ポリシー ウィンドウで、プラス記号 (+) をクリックします。これで開きます ストレージ タグの選択 使用可能なタグのリストを表示するウィンドウ。
2. 作成した個人タグを選択し、ボタンをクリックします 追加 ボタン。
3. 次に、をクリックします Ok ボタン。

5] 保持ポリシーを共有メールボックスに適用します。

フォトスタンプリムーバー

1. Exchange 管理者アカウントの左側のペインで、 受信者 .
2. 次に、をクリックします 全般的 トップタブ。既存のリストが表示されます 一般郵便受け .
3. ダブルクリック ポリシーを適用する共有メールボックス内。
4. プレス メールボックス機能 左パネルにあります。
5. ボタンを使用してポリシーを選択します 保持ポリシー 秋。
6. クリック 保つ ボタン。

ノート：

1. Office 365 の共有メールボックスにアイテム保持ポリシーを作成して適用できるのは、管理者だけです。
2. それらにアイテム保持ポリシーを適用するには、メールボックスに少なくとも 10 MB のデータが必要です。
3. 通常、保持ポリシーが有効になるまで 7 日かかります。
4. 1 つ以上の保持タグを作成できますが、メールボックスに一度に適用できるアイテム保持ポリシーは 1 つだけです。したがって、メールボックスに適用するすべてのタグを 1 つのアイテム保持ポリシーに関連付けます。

保持ポリシーを共有メールボックスに適用できますか?

はい。を使用して、保持ポリシーを共有メールボックスに適用できます。 メールボックス機能 オプション。共有メールボックスをダブルクリックすると表示されます。 全般的 タブイン 受信者 EACのセクション。メールボックスに一度に適用できるポリシーは 1 つだけであることに注意してください。そのため、必要なすべてのタグを、メールボックスに適用する単一のポリシーに関連付ける必要があります。

Office 365 の既定のアイテム保持ポリシーを変更するにはどうすればよいですか?

Office 365 メールボックスにアイテム保持ポリシーを適用するにはどうすればよいですか?

Office 365 の 1 つ以上のメールボックスにアイテム保持ポリシーを適用できます。 EAC の使用 .保持ポリシーを単一のメールボックスに適用するには、次の場所に移動します。 受信者 > メールボックス .次に、目的のメールボックスを選択し、ボタンをクリックします 編集 上のアイコン。プレス メールボックス 特徴 左。ドロップダウン リストから保持ポリシーを選択し、 保つ ボタン。アイテム保持ポリシーを複数のメールボックスに適用するには、次を使用して複数のメールボックスを選択します シフト また コントロール 鍵。次に選択します 詳細オプション > 保持ポリシー > 更新 .次に、目的のポリシーを選択します 保持ポリシーの一括割り当て そしてクリック 保つ ボタン。