Sharepoint で共有 Excel ファイルを作成するには?

SharePoint で Excel ファイルを作成すると、チームの全員がどこにいても同じドキュメントにアクセスできるようにするのに便利な方法です。このガイドでは、SharePoint で共有 Excel ファイルを作成する方法と、このシステムを使用する利点について説明します。このガイドを使用すると、SharePoint で Excel ファイルを共有する利点を活用し、それを実現するための簡単な手順を学ぶことができます。

Sharepoint で共有 Excel ファイルを作成する: Sharepoint で共有 Excel ファイルを作成するには、次の手順に従います。

Web ブラウザで Sharepoint を開きます。
ファイルを保存するライブラリを選択します。
「アップロード」ボタンをクリックして Excel ファイルをアップロードします。
ファイルがアップロードされたら、クリックして開きます。
「ファイル」タブに移動し、「共有」を選択します。
ファイルを共有したい人の名前を入力します。
ユーザーに与えるアクセスのレベルを選択します。
「共有」をクリックして終了します。

Sharepoint で共有 Excel ファイルを作成する方法

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SharePoint で共有 Excel ファイルを作成するにはどうすればよいですか?

SharePoint は、組織がドキュメント、スプレッドシート、その他のデジタル資産を保存、アクセスし、共同作業できるようにする強力なクラウドベースのコラボレーションツールです。多くの企業は SharePoint を使用してデータやドキュメントをクラウドでホストしており、Excel スプレッドシートを同僚や外部パートナーと共有するための優れたツールです。

SharePoint での共有 Excel ファイルの作成は簡単かつ簡単で、必要な手順はいくつかの簡単な手順だけです。この記事では、その方法を具体的に説明します。

ステップ 1: Excel ファイルを SharePoint にアップロードする

SharePoint で共有 Excel ファイルを作成する最初のステップは、ファイルを SharePoint サイトにアップロードすることです。これを行うには、SharePoint アカウントにログインし、ファイルを保存するドキュメントライブラリに移動する必要があります。ドキュメントライブラリに移動したら、[アップロード] ボタンをクリックし、コンピューターから Excel ファイルを選択します。

ファイルがアップロードされたら、ファイルに名前を付け、ファイルに関して保存したい追加情報を追加できます。完了したら、[保存] をクリックすると、ファイルが SharePoint サイトにアップロードされます。

ステップ 2: セキュリティと権限を設定する

ファイルが SharePoint にアップロードされたら、次のステップはファイルのセキュリティとアクセス許可を設定することです。これにより、ファイルにアクセスできるユーザーとそのファイルに対して何ができるかが決まります。セキュリティとアクセス許可を設定するには、ドキュメントライブラリで [設定] ボタンをクリックし、[アクセス許可] を選択します。

ここから、ファイルのアクセス許可を設定できます。たとえば、ファイルを公開してリンクを知っている人は誰でもアクセスできるようにすることも、ファイルを非公開にして特定の人にアクセスを制限することもできます。さまざまなユーザーまたはグループに対して、読み取りや編集などの特定のアクセス許可レベルを設定することもできます。

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ステップ 3: Excel ファイルを共有する

セキュリティとアクセス許可を設定したら、次のステップは Excel ファイルを共有することです。これを行うには、ドキュメントライブラリの [共有] ボタンをクリックし、ファイルを共有する相手の電子メールアドレスを入力します。ファイルを共有する理由を説明するメッセージを追加することもできます。

完了したら、[送信] をクリックすると、指定したユーザーとファイルが共有されます。ファイルへのリンクが記載された電子メールを受信すると、SharePoint アカウントを使用してファイルにアクセスできるようになります。

ステップ 4: ファイル通知を設定する

Excel ファイルを共有したら、次のステップはファイル通知を設定することです。これにより、誰かがファイルに変更を加えるたびに通知を受け取ることができます。ファイル通知を設定するには、ドキュメントライブラリで [設定] ボタンをクリックし、[アラート] を選択します。

ここから、受信したい通知の種類を選択できます。たとえば、ファイルが変更されたとき、誰かがファイルにコメントしたとき、または誰かが新しいバージョンを作成したときに通知を受け取ることができます。通知を設定すると、誰かがファイルに変更を加えるたびに警告が表示されます。

ステップ 5: Excel ファイルで共同作業する

最後のステップは、Excel ファイルで共同作業することです。 SharePoint を使用すると、ファイルをリアルタイムで簡単に共同作業できます。作成したばかりの Excel ファイルを使用してこれを行うことができます。コラボレーションを開始するには、ドキュメントライブラリで [コラボレーション] ボタンをクリックし、[ブラウザーで編集] を選択します。

これにより、Excel ファイルがブラウザで開き、あなたと共同作業者はリアルタイムでファイルに変更を加えることができるようになります。チャットウィンドウで互いにチャットすることもでき、すべての変更は自動的に保存されます。

ステップ 6: Excel ファイルをダウンロードする

Excel ファイルでの共同作業が終了したら、そのファイルをコンピュータにダウンロードできます。これを行うには、ドキュメントライブラリで [ダウンロード] ボタンをクリックし、[Excel としてダウンロード] を選択します。これにより、ファイルがコンピュータにダウンロードされ、必要に応じて使用できるようになります。

ステップ 7: バージョン管理を管理する

SharePoint を使用すると、Excel ファイルのバージョン管理も簡単になります。これを行うには、ドキュメントライブラリで [設定] ボタンをクリックし、[バージョン履歴] を選択します。これにより、ファイルのすべてのバージョンのリストが開き、時間の経過とともにファイルに加えられた変更を確認できます。

必要に応じて、以前のバージョンのファイルを復元することもできます。これを行うには、復元するバージョンを選択し、「復元」をクリックすると、バージョンが以前の状態に復元されます。

ステップ 8: Excel ファイルを削除する

Excel ファイルでの作業が終了したら、SharePoint からそのファイルを削除できます。これを行うには、ドキュメントライブラリで [設定] ボタンをクリックし、[削除] を選択します。これにより、ファイルは SharePoint サイトから完全に削除され、表示またはダウンロードできなくなります。

ステップ 9: ストレージスペースを管理する

Excel ファイルの管理が完了したら、記憶域スペースを管理して、すべてのファイルに十分なスペースがあることを確認できます。これを行うには、ドキュメントライブラリで [ストレージ] ボタンをクリックし、[ストレージの管理] を選択します。

ここから、使用したストレージスペースの量と残っているストレージスペースの量を確認できます。不要になったファイルを削除してストレージ領域を解放することもできます。

ステップ 10: ファイルアクティビティを監視する

最後に、ファイルのアクティビティを監視して、ファイルが適切にアクセスされ、使用されていることを確認できます。これを行うには、ドキュメントライブラリで [アクティビティ] ボタンをクリックし、[モニター] を選択します。これにより、誰がいつファイルにアクセスしたか、またファイルに加えられた変更が表示されます。