SharePoint Office 365 でドキュメントを整理する方法をお探しですか?ドキュメントにタグを付けると、ドキュメントを効率的に整理でき、必要なときに見つけやすくなります。この記事では、SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付けるためのベスト プラクティスとその開始方法について説明します。このシンプルかつ強力な組織ツールについて詳しく知りたい方は、以下をお読みください。
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付ける手順:
- ドキュメントを含む SharePoint ライブラリを開きます。
- タグを付けたいドキュメントを選択します。
- 「ドキュメントにタグを付ける」アイコンをクリックします。
- ドキュメントに追加するタグを入力します。
- 「保存」ボタンをクリックしてタグを保存します。
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付ける方法
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付けることは、ドキュメント管理を合理化し、ドキュメントを簡単に見つけてアクセスできるようにする効果的な方法です。適切なタグ付け戦略を導入すると、ユーザーは最小限の労力で必要なドキュメントをすばやく検索して見つけることができます。この記事では、SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付ける方法の概要を詳しく説明します。
ドキュメントのタグ付けとは何ですか?
ドキュメントのタグ付けは、ドキュメントを分類および整理するためにドキュメントにキーワードまたはタグを割り当てるプロセスです。タグは通常、ドキュメントの内容、目的、対象者を説明するために使用され、より効率的な検索と取得を可能にします。これは、大量のドキュメントを管理し、それらを整理しておく簡単な方法が必要な組織にとって特に有益です。
SharePoint Office 365 でのドキュメントのタグ付けの利点
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付けると、次のような多くの利点が得られます。
- より良い整理: ドキュメントにタグを付けると、ユーザーは必要なドキュメントを迅速かつ簡単に検索して取得できるようになります。
- 生産性の向上: ドキュメントを見つけやすくすることで、ドキュメントの検索にかかる時間を削減できます。
- セキュリティの強化: 適切なタグ付け戦略を導入すると、ユーザーは機密文書が安全に保管されていることをより確信できます。
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付ける方法
SharePoint Office 365 でのドキュメントのタグ付けは、いくつかの手順で完了できる簡単なプロセスです。開始に役立つステップバイステップのガイドは次のとおりです。
- ステップ 1: SharePoint アカウントにログインします。
- ステップ 2: ドキュメントにタグを付けるドキュメント ライブラリを開きます。
- ステップ 3: タグを付けたいドキュメントを選択します。
- ステップ 4: リボン メニューの [タグとメモ] オプションをクリックします。
- ステップ 5: ドキュメントに割り当てるタグを入力します。
- ステップ 6: [保存] をクリックしてタグを保存します。
- ステップ 7: タグを付けるドキュメントごとに手順を繰り返します。
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付けるためのベスト プラクティス
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付ける場合は、次のベスト プラクティスに留意することが重要です。
- 一貫したタグ付けシステムを作成する: 理解しやすく、使いやすい標準化されたタグ付けシステムを作成します。
- 明確で説明的なタグを使用する: ドキュメントの内容、目的、対象読者を明確かつ正確に説明するタグを使用します。
- タグを最新の状態に保つ: タグを定期的に確認して更新し、タグが関連性と正確性を維持していることを確認します。
- 適切なセキュリティを確保する: 承認されたユーザーのみがタグにアクセスして編集できるようにします。
SharePoint Office 365 でタグを使用する方法
ドキュメントにタグが付けられると、ユーザーは SharePoint Office 365 の検索機能とフィルター機能を利用できるようになります。たとえば、ユーザーは [タグによるフィルター] オプションを使用して、特定のタグを持つドキュメントをすばやく見つけることができます。さらに、ユーザーはタグによる検索オプションを利用して、特定のキーワードまたは語句を含むドキュメントを検索できます。
SharePoint Office 365 でタグを管理する方法
SharePoint Office 365 では、ユーザーがタグを管理し、タグが整理され、最新の状態に保たれるようにする機能も提供されます。タグを管理するには、リボン メニューの [タグの管理] オプションを使用します。これにより、ユーザーは必要に応じてタグを作成、編集、削除できます。
SharePoint Office 365 でタグを表示する方法
SharePoint Office 365 でタグを表示するには、ユーザーはリボン メニューの [タグの表示] オプションを使用できます。これにより、ドキュメントに関連付けられたすべてのタグのリストが開き、必要に応じてタグを簡単にすばやく表示および編集できるようになります。
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結論
SharePoint Office 365 でのドキュメントのタグ付けは、ドキュメント管理を合理化し、ドキュメントを簡単に見つけてアクセスできるようにする効果的な方法です。時間をかけてタグ付け戦略を実装し、タグ付けのベスト プラクティスに従うことで、ユーザーは SharePoint Office 365 の検索機能とフィルター機能を利用して、ドキュメントをすばやく見つけることができます。
関連するよくある質問
SharePoint のタグ付けとは何ですか?
SharePoint のタグ付けは、ドキュメントを分類および整理するためにドキュメントにラベルまたはタグを追加するプロセスです。これらのタグを使用すると、ユーザーは特定のトピックやプロジェクトに関連するドキュメントやその他のコンテンツをすばやく見つけることができます。タグはユーザーが手動でドキュメントに追加することも、SharePoint 自体によって自動的に追加することもできます。タグは複数の SharePoint サイト間で共有することもできるため、ドキュメントの検索が容易になります。
SharePoint のタグ付けは、コンテンツに対するユーザーのエンゲージメントを高めるのにも役立ちます。ユーザーが自分の興味に関連するコンテンツをすぐに見つけられるようにすることで、サイトに関心を持ち、サイトに長く滞在する可能性が高くなります。これにより、ユーザーによる SharePoint の導入が増加し、全体的なユーザー エクスペリエンスが向上する可能性があります。
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付けるにはどうすればよいですか?
SharePoint Office 365 でのドキュメントのタグ付けは簡単です。ドキュメント ライブラリで、タグを付けるドキュメントを選択します。次に、リボンのタグとメモのアイコンをクリックします。これにより、使用するタグを入力できるウィンドウが開きます。各ドキュメントに複数のタグを追加でき、これらのタグはドキュメントにアクセスできるすべてのユーザーに表示されます。
タグを追加すると、それを使用してライブラリ内の関連ドキュメントをすばやく検索できます。特定のタグを持つドキュメントを検索するには、検索ボックスにタグ名を入力するだけです。 SharePoint は、そのタグを持つすべてのドキュメントのリストを表示します。これにより、特定のトピックやプロジェクトに関連するドキュメントを見つけやすくなります。
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SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付けるメリットは何ですか?
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付けると、多くの利点が得られます。まず、ユーザーは関連するドキュメントやコンテンツをすばやく検索できます。これにより、ユーザーは複数のドキュメントを手動で調べることに時間を費やすことなく、必要な情報を簡単に見つけることができます。
次に、ドキュメントにタグを付けると、ユーザー エンゲージメントの向上にも役立ちます。ユーザーが関連コンテンツをすばやく見つけられるようにすることで、サイトに長く滞在し、コンテンツへの関心が高まる可能性が高くなります。これにより、ユーザーによる SharePoint の導入が促進され、全体的なユーザー エクスペリエンスが向上します。最後に、ドキュメントにタグを付けるとドキュメントとコンテンツの整理にも役立ち、ユーザーが必要なものを見つけやすくなります。
SharePoint Office 365 でタグを管理するにはどうすればよいですか?
SharePoint Office 365 でのタグの管理は簡単です。タグを管理するには、タグを管理するライブラリを開きます。次に、リボンのタグとメモのアイコンをクリックします。これにより、タグを表示、追加、削除できるウィンドウが開きます。既存のタグの名前を変更したり、各タグにメモを追加したりすることもできます。
さらに、各タグに関連付けられているドキュメントのリストを表示できます。これにより、特定のトピックまたはプロジェクトに関連するドキュメントをすばやく見つけることができます。このウィンドウからドキュメントにタグを追加することもできるため、複数のドキュメントに一度にタグをすばやく簡単に追加できます。
複数の SharePoint サイト間でタグを共有できますか?
はい、複数の SharePoint サイト間でタグを共有できます。これを行うには、タグを共有するライブラリを開きます。次に、リボンのタグとメモのアイコンをクリックします。これにより、タグを表示、追加、削除できるウィンドウが開きます。
タグを共有するには、タグの横にある共有ボタンをクリックします。これにより、タグを共有する SharePoint サイトを選択できるウィンドウが開きます。サイトを選択したら、「共有」をクリックしてタグをそれらのサイトと共有します。これにより、ユーザーは、どの SharePoint サイトにアクセスしているかに関係なく、特定のトピックまたはプロジェクトに関連するドキュメントをすばやく見つけることができます。
SharePoint Office 365 でドキュメントに自動的にタグを付けることはできますか?
はい、SharePoint Office 365 でドキュメントに自動的にタグを付けることができます。これを行うには、タグを追加するライブラリを開きます。次に、リボンのタグとメモのアイコンをクリックします。これにより、タグを表示、追加、削除できるウィンドウが開きます。
使用するタグを作成したら、自動タグ付けワークフローを設定できます。このワークフローでは、ドキュメントがアップロードまたは変更されると、ドキュメントにタグが自動的に追加されます。これにより、ドキュメントが常に適切にラベル付けされ、整理されていることを簡単に確認できます。自動化されたワークフローは、特定のスケジュールに従って実行するか、特定のイベントによってトリガーされるように設定できます。
SharePoint Office 365 でドキュメントにタグを付けることは、ドキュメントを整理して素早く見つけるための非常に便利な方法です。いくつかの簡単な手順を実行するだけで、タグをすばやく設定し、すぐにドキュメントに適用できます。これにより、ドキュメントの管理が容易になるだけでなく、オフィスの全員が必要なドキュメントをすぐに見つけられるようになります。 SharePoint Office 365 を使用すると、ドキュメント管理が簡単になります。
